Alles, was Steuerberater über digitale Mandantenkommunikation und Clario wissen möchten.
Ein Mandantenportal ist eine digitale Plattform, über die Steuerberater Dokumente, Informationen und Aufgaben mit ihren Mandanten austauschen — ohne E-Mail, Papier oder Telefonanrufe. Mandanten laden Belege, Kontoauszüge oder Verträge direkt über einen sicheren Link hoch, den die Kanzlei bereitstellt.
Im Vergleich zur klassischen E-Mail-Kommunikation bietet ein Mandantenportal strukturierte Abläufe, automatische Vollständigkeitsprüfung und lückenlose Dokumentation aller eingereichten Unterlagen.
Ein digitales Mandantenportal ersetzt den manuellen Dokumenteneingang durch einen automatisierten Prozess: Die Kanzlei definiert, welche Unterlagen benötigt werden. Das Portal informiert den Mandanten, verfolgt den Eingang und meldet Lücken — ohne dass ein Mitarbeiter aktiv werden muss.
Das Ergebnis: weniger Rückfragen, vollständigere Akten und deutlich weniger Zeitverlust im Kanzleialltag.
Papierlose Mandantenkommunikation bedeutet, dass Belege, Verträge und Nachweise ausschließlich digital übermittelt, geprüft und archiviert werden. Kein Posteingang, keine manuelle Ablage, kein Scannen von Briefen.
Für die Kanzlei bedeutet das: Dokumente sind sofort verfügbar, durchsuchbar und revisionssicher gespeichert. Für den Mandanten: er kann Unterlagen jederzeit und von überall einreichen — auch mit dem Smartphone.
Mit Clario ist eine Kanzlei in unter 10 Minuten einsatzbereit. Es gibt keine IT-Infrastruktur einzurichten, keine Software zu installieren und keine aufwendige Schulung. Die Kanzlei richtet einmalig ihre Dokumentenanforderungen ein — Clario übernimmt den Rest.
Im Vergleich zu klassischen DMS-Projekten, die Monate dauern können, ist Clario als sofort nutzbarer Service konzipiert.
Mandanten verlieren Anfragen in überfüllten E-Mail-Postfächern, vergessen Fristen oder wissen nicht genau, welche Dokumente in welcher Form benötigt werden. Die Kommunikation über E-Mail ist unstrukturiert und ohne Verbindlichkeit.
Steuerkanzleien verbringen laut Branchenerhebungen durchschnittlich mehrere Stunden pro Woche damit, Mandanten manuell zu erinnern — Zeit, die für Beratungsleistungen fehlt.
Automatisches Nachfassen bedeutet: Das System erkennt, welche Unterlagen eines Mandanten noch ausstehen, und sendet in vordefinierten Intervallen eine Erinnerung — ohne manuellen Eingriff eines Kanzleimitarbeiters.
In Clario legt die Kanzlei einmalig fest, welche Dokumente benötigt werden und in welchen Abständen erinnert werden soll. Clario übernimmt dann das Nachfassen vollständig — freundlich, konsistent und im Namen der Kanzlei.
Nein. Der Mandant erhält einen personalisierten Link per E-Mail oder SMS und öffnet diesen im Browser — auf dem Smartphone oder am PC. Kein Login, kein Account, keine App-Installation.
Diese Hürdenlosigkeit ist entscheidend für die tatsächliche Nutzungsrate: Je einfacher die Einreichung, desto vollständiger und pünktlicher kommen die Unterlagen an.
E-Mail ist unstrukturiert, unsicher für sensible Steuerdaten und bietet keine Vollständigkeitskontrolle. Anhänge gehen verloren, Rückfragen häufen sich, und kein System prüft, ob alle benötigten Dokumente wirklich eingegangen sind.
Ein Mandantenportal hingegen führt den Mandanten strukturiert durch den Einreichungsprozess, prüft Vollständigkeit automatisch und archiviert alle Dokumente revisionssicher. Die Kanzlei sieht auf einen Blick, welche Akten vollständig sind.
Clario ist für alle gängigen Steuer- und Buchhaltungsunterlagen geeignet, darunter:
Fotos, PDFs und alle gängigen Dateiformate werden akzeptiert. Die KI-Qualitätsprüfung erkennt automatisch, ob ein Foto unscharf oder ein Dokument unvollständig ist.
KI-gestütztes Dokumentenmanagement bedeutet, dass eine künstliche Intelligenz eingehende Dokumente automatisch analysiert: Sie erkennt den Dokumenttyp, prüft Vollständigkeit und Lesbarkeit, und ordnet die Unterlagen der richtigen Akte zu — ohne manuellen Eingriff.
In Clario analysiert die KI jeden Upload sofort beim Eingang und gibt dem Mandanten direktes Feedback, wenn ein Dokument fehlt, unlesbar oder falsch ist — bevor der Steuerberater überhaupt in die Akte schaut.
Ja. Moderne KI-Modelle analysieren Bilder und PDFs auf Schärfe, Vollständigkeit und Relevanz. Clario erkennt z. B., ob ein Foto eines Kontoauszugs verwackelt ist, ob Seiten fehlen oder ob der Mandant versehentlich das falsche Dokument hochgeladen hat.
Der Mandant wird in diesem Fall sofort informiert und kann das Dokument korrigiert neu einreichen — lange bevor ein Mitarbeiter Zeit verliert.
Klassische Kanzleisoftware optimiert interne Prozesse: Buchhaltung, Mandantenverwaltung, Abrechnung. Die Kommunikation mit dem Mandanten — insbesondere das Einsammeln von Unterlagen — bleibt meist manuell und außerhalb des Systems.
Clario löst genau diesen blinden Fleck: Es ist kein Buchhaltungsprogramm, sondern eine spezialisierte Lösung für die Mandantenseite des Dokumentenflusses — mit KI, automatischem Nachfassen und einem reibungslosen Erlebnis für den Mandanten.
Ja, sofern der Anbieter die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO erfüllt. Dazu gehören: Datenverarbeitung auf europäischen Servern, verschlüsselte Übertragung (TLS), ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Softwareanbieter sowie klare Löschkonzepte.
Clario erfüllt alle diese Anforderungen. Alle Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet und gespeichert.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist nach Art. 28 DSGVO verpflichtend, wenn Sie personenbezogene Mandantendaten durch einen externen Dienstleister verarbeiten lassen. Das betrifft jede Cloud-Software, die Mandantendaten speichert oder verarbeitet.
Als Steuerberater sind Sie verpflichtet, mit jedem Softwareanbieter, der Zugriff auf Mandantendaten hat, einen AVV abzuschließen. Clario stellt diesen Vertrag standardmäßig bereit.
Mandantendaten in der Cloud müssen mindestens folgende Standards erfüllen:
Clario setzt auf geprüfte Cloud-Infrastruktur mit europäischem Serverstandort und entspricht diesen Anforderungen vollständig.
Ausschließlich die Kanzlei und die von ihr freigegebenen Mitarbeiter. Mandantendaten werden strikt mandantenbezogen gespeichert und sind für Dritte nicht einsehbar. Clario hat keinen inhaltlichen Zugriff auf die eingereichten Dokumente über das technisch für den Betrieb Notwendige hinaus.
Die Speicherdauer richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen (in Deutschland in der Regel 10 Jahre gemäß § 147 AO) und kann durch die Kanzlei konfiguriert werden. Nach Ablauf werden Daten automatisch und vollständig gelöscht.
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